Checklist Persiapan Booth Pameran: Dari 8 Minggu Sebelum Sampai Hari H

Booth yang bagus jarang lahir dari persiapan mendadak. Waktu yang cukup memberi ruang untuk desain yang matang, material yang tepat, dan produksi tanpa lembur. Berikut urutan persiapan yang umumnya kami sarankan ke klien.

8 minggu sebelum: tujuan, budget, dan aturan venue

• Tentukan tujuan utama booth: mengenalkan produk baru, mengumpulkan leads, atau menjamu klien lama. Tujuan menentukan layout.
• Tetapkan kisaran budget termasuk konstruksi, grafis, furnitur, listrik, dan biaya venue.
• Minta floor plan dan exhibitor manual dari penyelenggara. Di sana ada batas tinggi booth, aturan konstruksi, jadwal loading, dan tenggat pengajuan gambar.

6 minggu sebelum: brief ke kontraktor dan desain 3D

• Kirim brief ke kontraktor: ukuran area, sisi yang terbuka, kebutuhan display, jumlah TV, area meeting, dan gudang kecil.
• Sertakan referensi visual dan file logo resolusi tinggi.
• Kontraktor menyiapkan desain 3D dan penawaran harga. Biasanya ada satu sampai dua putaran revisi.

4 minggu sebelum: desain final dan pengajuan ke penyelenggara

• Setujui desain final dan spesifikasi material.
• Ajukan gambar kerja ke penyelenggara jika diwajibkan.
• Siapkan materi grafis: teks dinding, foto produk, video untuk layar.

2–3 minggu sebelum: produksi

• Konstruksi, finishing, dan signage diproduksi di workshop.
• Pesan kebutuhan tambahan: daya listrik, internet, air untuk area F&B.
• Konfirmasi siapa saja yang akan jaga booth dan siapkan seragam serta materi promosi.

H-2 sampai H-1: loading dan pemasangan

• Tim kontraktor memasang booth sesuai slot loading dari venue.
• Lakukan pengecekan bersama: lampu, TV, kelistrikan, kebersihan, dan kerapian finishing.

Setelah pameran: bongkar

• Bongkar dilakukan di slot yang ditentukan venue. Pastikan barang pribadi dan produk display sudah diamankan sebelum tim bongkar mulai bekerja.
• Catat apa yang berhasil dan apa yang perlu diperbaiki untuk pameran berikutnya.

Butuh bantuan menyusun timeline untuk pameran Anda? Kirim brief lewat halaman Kontak dan tim kami akan membantu dari tahap desain.